Wanneer je als ondernemer wil inschrijven op een tender of aanbesteding, dan kun je ervoor kiezen om dit zelf te doen. Het inschrijven op een aanbesteding kan tijdrovend en complex zijn, waarbij het de vraag is of je het gewenste resultaat behaalt. Een alternatief is het inhuren van een gespecialiseerd bureau, oftewel een ‘externe tenderdesk’. BCMX – Your Tenderdesk uit Nijmegen is zo’n bureau, Bart Meindersma helpt bedrijven met het succesvol inschrijven op aanbestedingen.
“Het vanuit klantperspectief meedenken in oplossingen en dit goed kunnen vertalen, resulteert in een hogere winkans”
1. Een extern tenderbureau, wat houdt dat in?
‘BCMX – Your Tenderdesk acteert inderdaad als externe tenderdesk. Dat houdt in dat wij starten met het signaleren van gepubliceerde tenders en deze inhoudelijk beoordelen. We vragen ons dan af of de klant kán en wíl inschrijven op de betreffende aanbesteding. Indien onze klant daadwerkelijk mee wil doen, begeleiden wij hem van A t/m Z bij de inschrijving. We denken mee over de inschrijfstrategie, de inhoudelijke beantwoording van de aanbesteding en schrijven mee aan de in te leveren documenten.’
2. Wat zijn de voordelen voor een ondernemer van het inhuren van jouw expertise?
‘Ten eerste heeft BCMX een jarenlange inkoopachtergrond. Wij zijn daardoor beter in staat om in te schatten wat de inkopende partij nu eigenlijk wil. Vervolgens vertalen wij dat samen met onze klanten naar een inschrijving. Ten tweede is het zo dat aanbestedingsprocedures niet altijd bekend en inzichtelijk of transparant zijn. Het is vrij makkelijk om fouten te maken. Wij kennen de haken en ogen van de procedures en nemen onze klant daarin mee. Dat scheelt gewoon tijd.’
3. Wat is jouw ervaring met tenders rond de thema’s mobiliteit en transport?
‘Voor alles soorten dienstverlening zijn aanbestedingen te vinden, dus ook voor mobiliteit. Denk aan mobiliteitspassen, wagenparkbeheer, lease en verhuur en koop van voertuigen. De overheid heeft bijvoorbeeld doelstellingen met betrekking tot CO2-reductie. Als aanbiedende partij is het van groot belang om te laten zien hoe je echt bijdraagt aan het verwezenlijken van deze doelstellingen. Denk dus na over de vraag: hoe ga jij als Mkb’er concreet bijdragen aan deze doelstelling? Als je daarbij kunt aantonen -met feitelijke resultaten- dat je hier succesvol in bent geweest, dan scoor je beter in de beoordeling.’.
4. Kun je een succesverhaal noemen over een tender of aanbesteding in deze hoek?
‘Ik heb meerdere aanbestedingen verzorgd voor een grote leasemaatschappij en ben recent nog betrokken geweest bij een aanbesteding rondom mobiliteitspassen. Het vanuit klantperspectief meedenken in oplossingen en dit goed kunnen vertalen, resulteert in een hogere winkans. Het is onmogelijk om alle aanbestedingen te winnen, maar als je aan de voorkant je werk goed doet, dan kom je een heel eind. Als je pas over een aanbesteding na gaat denken als die al gepubliceerd is, ben je te laat.’
5. Uiteindelijk is de tender gewonnen of verloren. Hoe verloopt het contact dan verder tussen jou en je opdrachtgever?
‘Het inschrijven op aanbestedingen is iets voor de lange(re) termijn. Organisaties moeten zich daarop voorbereiden. Als je een bepaald kwaliteitsniveau hebt bereikt qua inschrijvingen, zie je dat je winpercentages omhooggaan. Dat betekent natuurlijk ook dat je af en toe een inschrijving verliest. Dat is vaak zuur, want het kost veel tijd en geld. Het is echter wel onderdeel van het spel en mijn klanten weten dat gelukkig ook. Daarnaast is het een kwestie van je continu blijven verbeteren.’
Tekst: Joep Peters
