Een non-profitorganisatie heeft een andere opmaak dan een commercieel bedrijf, zover mag duidelijk zijn. Gedreven door idealen en maatschappelijk belang, gaat de aandacht uit naar het behalen van de missie en sociale impact. Het maken van winst is geen uitgangspunt, toch zullen ook non-profitorganisaties ervoor moeten zorgen dat ze financieel gezond zijn en blijven, zodat elke euro die binnenkomt zo effectief mogelijk ten dienste komt aan de doelstellingen die gesteld zijn. Budgettering is essentieel om de processen en output binnen de non-profit sector te beheersen. Omdat binnen deze sector het marktmechanisme ontbreekt wordt er gestuurd aan de hand van de vooropgestelde budgetten: de begroting wordt daarmee leidend bij de aansturing van de organisatie.
Elke begroting begint met het verzamelen van betrouwbare gegevens. Niet alleen de cijfers uit afgelopen jaren zijn daarin belangrijk, een goede inschatting van de resultaten voor de komende periode is dat ook. Zo wordt het beschikbare budget, de inkomsten die de non-profitsector uit verschillende bronnen haalt, tegenover de verwachte uitgaven gezet. Dat klinkt heel rechttoe-rechtaan, maar er zitten een aantal haken en ogen aan.
Structurele tegenover incidentele inkomsten
Inkomsten uit nalatenschappen is een belangrijke bron van inkomen voor veel ideële organisaties. Bij het opstellen van de begroting is echter geen goede inschatting over de grootte van deze specifieke inkomsten te maken. Datzelfde is het geval bij de aanvraag van nieuwe subsidies en fondsaanvragen; vooraf is niet met zekerheid te zeggen of deze zullen worden toegewezen. Om een toch zo robuust mogelijk budget op te kunnen stellen, worden deze incidentele en onzekere baten gekoppeld aan niet-structurele kosten. Niet essentiële uitgaven worden pas gedaan als het verwachte geld ook daadwerkelijk binnen is gekomen.
Monitoring
De uitgaven zijn hoog en bestaan veelal uit personeelskosten. De inkomsten zijn tegelijkertijd niet altijd met zekerheid vast te stellen, daarom is het in deze organisaties nóg belangrijker om continu de juiste stuurinformatie te verzamelen. Afhankelijk van de complexiteit van de organisatie wordt het budget maandelijks, driemaandelijks of jaarlijks gecontroleerd. Alle resultaten zullen, gezien het publieke karakter, ook transparant gedeeld moeten worden met bestuur, donateurs en andere belanghebbenden. Openheid, betrouwbaarheid en een strakke aansturing door goed te blijven monitoren zorgen ervoor dat budgetten ook behaald worden en dat er in de periode daarna opnieuw realistische budgetten kunnen worden opgesteld.
Financiële kwaliteitsanalyse
Elk bedrijf heeft er baat bij dat zij als betrouwbaar bekend staat. Voor organisaties in de publieke sector is het essentieel voor het aantrekken van gelden en daarmee het voortbestaan. Een externe auditor speelt een cruciale rol bij het verzekeren van deze broodnodige betrouwbaarheid. Zij brengen kennis, een helder inzicht, garanderen als onafhankelijke partij objectiviteit en ondersteunen een doorlopende beoordeling. Een financiële kwaliteitsanalyse is uiteraard nooit een eenmalige actie, maar een terugkerend proces dat zorgt voor vertrouwen en maakt dat er weloverwogen beslissingen genomen kunnen worden.
Al met al een complex landschap, waar met aandacht en de inzet van specialisten nauwkeurig door genavigeerd moet worden.
Teskt: Chantal Fransen
